iPhone: come condividere documenti

Posted by Marcomatt on gen 30, 2011 in iPhone | 1 comment | 2.085 views

 

Iphone non è nato per soddisfare un’utenza business, e i suoi blocchi lo rendono ostico per una gestione condivisa di documenti con altri colleghi. Ma ingegnandosi un pò, e dotandosi delle applicazioni necessarie, alcuni limiti possono essere bypassati, rendendo il nostro “telefono” idoneo anche a gestire una documentazione condivisa

Nel mio caso,  serviva  la possibilità di accedere via iPhone a cartelle piene di documenti, continuamente aggiornate, in modo da poterli smistare ad una serie di collaboratori.

Primo passo: creare una cartella sincronizzata

Il passo iniziale è stato quello di scaricare gratuitamente DropBox, ovvero una sorta di cartella condivisa sincronizzabile tra più dispositivi. Installando DropBox su uno o più pc, creo su questi una cartella che chiameremo “Pippo”. Ogni qualvolta aggiungo, modifico, elimino file su Pippo, se sono connesso ad internet aggiornerò automaticamente il contenuto della cartella  e delle sue sottocartelle anche su tutti gli altri pc dove ho installato DropBox. Ovviamente tutte le sincronizzazioni avvengono in presenza di connessione, ma comunque i files risiedono in locale quindi posso fare anche tutte le mie operazioni offline, connettendomi solo alla fine per inviare le sincronizzazioni.

Questo significa che se al lavoro ho fatto delle modifiche ai file, usando il mio notebook, al rientro a casa quando accendo il mio pc desktop e mi collego a internet avrò in locale una copia aggiornata della cartella Pippo, come se avessi usato un solo computer, senza dover trasferire i file ogni giorno con la paura di essermi perso qualcosa.

Da iPhone è la stessa cosa, scaricando l’app accedo alla cartella, che viene sincronizzata puntualmente appena mi connetto.

Inoltre, posso invitare altri utenti a condividere Pippo mandandogli un invito per scaricare il software, quindi anche loro avranno la cartella sempre aggiornata e disponibile. Unica pecca: non posso invitare utenti ad accedere in modo read only, quindi se loro mi eliminano inavvertitamente un file o una sottocartella, mi causano un problema (anche se è possibile vedere e restorare file o cartelle eliminati).

Secondo passo: inviare i documenti tramite url da scaricare

Ok, sono per strada, un collega (col quale magari non condivido la cartella) mi chiede un documento con urgenza. Che faccio?
Da iPhone accedo a DropBox e con un click gli posso mandare una mail contenente il link per scaricare il file desiderato.

Fino a qui DropBox nativamente può gestire tutto quello che mi serve, ma possono sorgere due tipi di eccezioni:

1) Il collega vuole che io apporti una modifica al file prima di inviarglielo.
2) Inviare il link potrebbe non essere gradito, magari il boss desidera ricevere il documento allegato alla mail in modo tradizionale.

Terzo passo:  come modificare i files e inviarli tramite mail attachment

A questo punto per chiudere il cerchio devo scaricare una seconda app: Quickoffice Connect Mobile Suite.
Questa esiste sia in versione full che in versione free, la differenza tra le due versioni è che quella free non consente di salvare le modifiche fatte ai documenti.

Se quindi, mi interessa solamente allegare i miei documenti della cartella DropBox via mail, posso tranquillamente usare la versione free: vado su DropBox, indico il file da inviare a Quickoffice (vedrò apposito pulsante Connect), e da qui posso subito allegarlo come attachment alle mie email, dato che i due servizi sono ben integrati tra loro.

Se invece desidero anche poter modificare il documento prima di inviarlo, occorre dotarsi della versione full che costa sui 7 euro ma per un utilizzo business è una spesa utile e che salva la vita in diverse occasioni.

In questo modo sia che siamo al bar o alle Barbados, saremo in grado di gestire la nostra documentazione quasi come se fossimo nell’ amato/odiato cubicolo aziendale.